Beitragsfoto: Fliegende Umschläge | © Gerd Altmann auf Pixabay

Bereits Mitte der 1990er-Jahre dürften die meisten Erwachsenen in der westlichen Welt ein eigenes E-Mail-Konto besessen haben, was von den ursprünglichen Entwicklern so eigentlich nie beabsichtigt war. Heute bekommen die Nutzer diese Konten meist von ihrem Arbeitgeber oder ihrer Telefongesellschaft gestellt, manche, vor allem jüngere Menschen, nutzten auch ganz einfach die internetbasierten Angebote, und ehe man sich versieht, hat man mehr eigene E-Mail-Konten, als man tatsächlich auch sinnvoll nutzen kann.

Sehr schnell nutzten vor allem internetaffine Menschen zusätzlich noch eigene Domains und damit auch ganz eigene E-Mail-Konten und bereicherten damit die E-Mail-Welt ganz gewaltig. Hinzu kommen noch Dienste, die für jede x-beliebige Gelegenheit den Nutzern temporäre E-Mail-Adressen anbieten.

Aber darum soll es in diesem Beitrag gar nicht gehen, sondern darum, wie die E-Mail von Anfang an missbraucht wurden, indem man die E-Mail-Konten und -Programme immer mehr für eine E-Mail-Verwaltung und -Ablage nutzte, was heute sogar dazu führt, dass mancher Provider extra Services anbietet, wie die einer automatischen und angeblich „juristisch“ korrekten „ewigen“ Speicherung aller jemals empfangenen und gesendeten E-Mail — was einzig und alleine eine gewaltige Ressourcen- und Energieverschwendung zum Ergebnis hat.

Dabei sollte man sich doch nochmals daran erinnern, was man mit seinen erhaltenen Briefen, Telegrammen oder Telefaxen früher — und vielleicht auch heute noch — gemacht hat. Die wenigsten unter uns haben dafür ein Ablagesystem entwickelt und über Jahre hinweg unterhalten. Meist dürften es Liebesbriefe gewesen sein, die gebündelt in Schubladen verschwanden und Jahrzehnte später bei den Erben für ein Schmunzeln auf den Lippen sorgten. Manche dieser gesammelten Briefwechsel schafften es gar in Literaturarchive, wie zum Beispiel in das in Marbach am Neckar.

Also, warum soll oder muss man heute jede gesendete oder erhaltene E-Mail — manche speichern sogar die nie versendeten Entwürfe — in seinem Postfach speichern und für die Ewigkeit sichern wollen? Die für eine normales Postfach reservierten 2 GB an Speicherplatz reichen bereits jetzt kaum noch aus, und so werden inzwischen bereits Speicherplätze vorgehalten, die jedes nur erdenkliches Maß weit überschritten haben. Ursache dafür könnte sein, dass viele ihre E-Mail-Programme als Eier legende Wollmilchsäue verwenden und diesbezüglich auch keine Bedenken bei der Speicherung und Weitergabe ihrer ganz persönlichen Daten oder weiterer Geheimnisse und ureigener Ideen ganz zu schweigen von Betriebsgeheimnissen haben.

Dabei wäre es doch so einfach, versandte wie auch erhaltene E-Mail auf ihre Relevanz zu überprüfen und ggf. als eigene Datei in einem Zettelkasten oder einer anderen entsprechenden Ablage zu sichern. Und wenn man dann noch den Mut aufbringt, irrelevante E-Mail auch gleich zu löschen, könnte es durchaus geschehen, dass die eigene Arbeit viel entspannter und vor allem auch besser organisiert ablaufen kann. Ich bin fest davon überzeugt, dass mit einem entsprechenden persönlichen Informationsmanagement die eigene Arbeit viel effizienter und letztendlich auch effektiver vonstattengeht. Durch diesen kleinen Trick spart man sich zudem den ein oder anderen Berater und den Kauf unzähliger Management-Bücher oder online Kurse.